Différences

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- ***99 04 03 – Formation***
-Ce process fait partie des process services généraux
-Volume gestion des ressources humaines
-Il s'agit d'un d'un mode opératoire pour le remboursement des OPCP formations
-====== ***99 04 03 05 Remboursement Opco formation*** ======
-> LES OPÉRATEURS DE COMPÉTENCES
-Le 1er avril 2019, onze opérateurs de compétences (OCPO), chargés d’accompagner la formation professionnelle, ont été agréés. Ils remplacent les anciens organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA).
-Ces opérateurs de compétences ont pour missions de financer l’apprentissage, d’aider les branches à construire les certifications professionnelles et d’accompagner GROUPIMO pour définir ses besoins en formation.
-LES OPCO ont pour missions :
-* D’assurer le financement des contrats d’apprentissage et de professionnalisation, selon les niveaux de prise en charge fixés par les branches professionnelles ;
-* D’apporter un appui technique aux filiales de GROUPIMO pour : établir la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) ; déterminer les niveaux de prise en charge des contrats d’apprentissage et des contrats de professionnalisation ; les accompagner dans leur mission de certification (construction des référentiels de certification qui décrivent précisément les capacités, compétences et savoirs exigés pour l’obtention de la certification visée)
-***/!\ A NOTER***
-*** *Les formations remboursées :***
-Les formations présentielles d’une durée de 7h minimum
-Les formations distancielles d’une durée de 4h minimum
-* *Taux de remboursement :*
-Chaque année, l'état alloue une enveloppe Nationale pour la formation
-+Branche immobilier
-+
-Plafond fixé à 2 500 €/an/société (-11 salariés)
-Les 2500€ ne sont figés, si les démarches de remboursements n'ont pas été faites rapidement, le montant peut baisser en fonction de l'argent
-restant dans l'enveloppe nationale.
-Pour les entreprises de prestation de service (ADMINIMO) : Pas de plafond de financement - Néanmoins si les démarches de remboursements n'ont pas été faites rapidement, le montant peut baisser en fonction de l'argent restant dans l'enveloppe nationale.
-***I/ CRÉATION DES DOCUMENTS EN AMONT***
-Afin de se faire rembourser une formation par l’OPCO, l’établissement de plusieurs documents est obligatoire :
-***A/ Convention de formation***
-Il s’agit d’une convention de formation conclue entre SUPIMO (Organisme de formation) et la filiale concernée du Groupe.
-La convention est établie pour chaque mois, en fin de mois afin de faciliter la bonne gestion des remboursements et être au plus près des formations effectivement dispensées.
-Chaque convention à un numéro. La nomenclature à respecter pour le titre des conventions est :  C_Abréviation société_année_mois
-Exemples pour le mois de Mars  :
-VRP :  C_VRP_2021_03
-MADININA SYNDIC : C _MS_2021_03
-GROUPIMO GESTION : C_GG_2021_03
-RENOVIMO : C_REN_2021_03
-RESIDENCE DE LA BAIE : C_RDB_2021_03
-ADMINIMO : C_ADM_2021_03
-GROUPIMO : C_G_2021_03
-MARCHE DE L'IMMOBILIER GUYANE : C_MIG_2021_03
-La convention doit être réalisée avec le papier en-tête SUPIMO
-> Télécharger le papier en-tête SUPIMO
-La convention se compose de 2 parties :
-***1) Partie 1 : Les éléments de la convention***
-* N° convention
-* Les éléments sur les 2 parties concernées
-* Article 1 : Objet de la convention (élément non variable)
-* Article 2 :  Nature et caractéristiques des actions de formation (variable fonction des formations ayant été dispensées)
-* Article 3 : Dispositions financières (variable en fonction des formations ayant été dispensées)
-* Article 4 : Modalités de règlements (élément non variable)
-* Article 5 : Date d’effet et durée de la convention (élément variable en fonction du mois pour lequel a été établie la convention)
-* Article 6 : Absences (élément non variable)
-* Article 7 : Différends éventuels (élément non variable)
-La convention doit être signée et tamponnée par les deux parties : SUPIMO et l’entreprise concernée.
-> Voir exemple convention
-***2) Partie 2 : Le planning de formation en annexe***
-Le planning de formation est une annexe à la convention de formation.
-Il contient les formations ayant été dispensées pour le mois avec les éléments suivants :
-* Intitulé de la formation
-* Date de début
-* Date de fin
-* Nombre d’heures de formation à facturer
-* Le coût de la formation (Coût TTC estimé à 40€/h)
-* Le calcul du coût total de la formation est : Nb stagiaires x Nb heure de formation x 40€/h
-Ce planning doit être réalisé avec le papier en-tête SUPIMO
-***B/ Fiche pédagogique***
-Chaque formation doit s’accompagner d’une fiche pédagogique qui contient les éléments suivants :
-* Titre formation
-* Objectifs
-* Niveau et Public visé
-* Programme de la formation
-* Modalité de participation
-* Intervenant(s)
-* Mode (Présentiel ou Distanciel)
-* Tarif
-> Voir exemple fiche pédagogique
-***C/ Certificat de réalisation***
-Le certificat de réalisation est la preuve qu’un stagiaire a bien effectué la formation à laquelle il a été inscrit. Il s’agit de réaliser un certificat de réalisation par stagiaire et par formation.
-> Voir trame certificat de réalisation
-***D/ Facture***
-A la fin de chaque formation, SUPIMO (organisme de formation) établit une facture par société.
-> Voir exemple de facture
-> Voir process Facturation formation
-***E/ Facture acquittée***
-Établir une facture acquittée de la facture établie, signifiant ainsi à l’OPCO que l’entreprise a payé SUPIMO.
-Pour ce faire, rajouter le tampon Payée sur la facture
-> Voir exemple de facture acquittée
-**II/ OPCO DIFFERENTS EN FONCTION DES FILIALES**
-A/ Sociétés liées à l’OPCO EP :
-GROUPIMO
-ADMINIMO
-MADININA SYNDIC
-GROUPIMO GESTION
-RENOVIMO
-VRP
-RÉSIDENCE DE LA BAIE
-MIG GUYANE
-EXPERTIM
-B/ Sociétés liées à l’OPCO AKTO :
-SUPIMO
-COMAPHI
-***III / SAISIE DES FORMATIONS SUR LA PLATEFORME OPCO EP***
-*A/ Connexion à la plateforme OPCO EP*
-Connectez-vous à la plateforme : https://myagefos.agefos-pme.com/ConnectOF/s/login/?ec=302&startURL=%2FConnectOF%2Fs%2F
-Pour obtenir l’identifiant et le mot de passe, assignez un ticket au service RH
--Se diriger vers l’onglet MES DEMANDES, cliquez sur NOUVELLE DEMANDE
-Cliquez sur CONTRAT D’APPRENTISSAGE
-Suivre les indications demandées par la plateforme
-* Etape 0 : Créer : Dossier : Action individuelle
-Remplir +uniquement+ les champs marqués d'un Astérix rouge puis enregistrer
-Un numéro de dossier est alors généré
-*** Etape 1 :**  Cliquez sur " Saisir un demandeur" en haut à droite
-Rechercher la société concerné par l'action de formation puis valider
-*** Etape 2 :**  Cliquez sur " Saisir un module" en haut à droite
-Remplir +uniquement+ les champs suivants :
-- Intitulé du module: à l'identique comme inscrit à l'étape 0
-- La formation est dispensée : Présentielle ou distancielle
-- Date de début
-- Heures formation : Nombre totale d'heures enregistrées par la société (exp : si 2 participants pour 7h de formation, total = 2x7h = 14h
-- Type de formation : Externe (inter)
-- Lieu de formation : Entreprise
-- Date de fin
-- Identifiant OF : Taper SUPIMO puis cliquez sur la suggestion
-- Paiement direct à l'OF : OUI
-- Coût total de formation : NB participants x NB h x40€/h ( si 2 participants pour 7h de formation, total = 2 x 7 x 40 = 560€
-Cliquez sur enregistré
-*** Etape 3 :** Cliquez sur "Saisir un stagiaire" en haut à droite
-Référez-vous à la feuille d'émargement présente dans chaque ticket "Session de formation" pour connaître les participants présents par Société
-Remplir +uniquement+ les champs marqués d'un Astérix rouge puis enregistrer
-Pour le champs : Nom du stagiaire
-- Taper le NOM du stagiaire, s'il n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur "Créer : individu" et remplissez les champs demandés
-Répéter l'opération pour chaque stagiaire
-*** Etape 4 :** Insérer les pièces jointes - Cliquez sur "AJOUT DE PIECE"
-!clipboard-202105061142-7gfne.png!
-- Dans l'intitulé "Programme de formation ou cahier des charges de la formation" : Rajouter la Fiche pédagogique
-- Dans l'intitulé "Copie devis" : rajouter la Convention
-- Dans l'intitulé "DPC" : rajouter Facture acquittée + Certificats réalisations (certificat par stagiaire)
-Une fois toutes les pièces intégrées, cliquez sur *"Envoyer ma demande"*
-!clipboard-202105061338-1hdff.png!
-***B/ SUIVRE L'EVOLUTION DU DOSSIER SUR LA PLATEFORME OPCO EP***
-* Aller sur l'onglet "RAPPORTS" et cliquer sur "Mes dossiers par dispositifs"
-* Cliquez sur le symbole Loupe et rentrer le numéro de dossier concerné et regarder la colonne " Statut du dossier.
-* Définition des statuts
-*PRE SAISI* - Dossier en cours d'enregistrement par l'entreprise (à ce stade, on peut modifier tous les éléments du dossier + rajouter des pièces CONVENTION + ANNEXE+ PROG PEDAGOGIQUE + FACTURE ACQUITTE)
-*ENVOYE* - Dossier a été envoyé par l'entreprise (on ne peut que rajouter des pièces jointe au dossier) -> Délai de traitement 5 à 15 jrs
-*ENREGITRE* - L'OPCO a pris connaissance du dossier - les documents sont conformes
-*ENGAGE* - L'OPCO accepte la prise en charge du dossier - les documents (CERTIFICAT DE REALISATION) sont conformes - L'OPCO génère l'Accord de Financement disponible dans l'onglet EDITIQUE
-L'OPCO génère ensuite une facture pro forma (a compléter, signer par l'entreprise + cachet ) -> Dépôt de la pièce dans le dossier -> A nouveau délai de traitement pour étude conformité
-*FACTURATION EN COURS* - L'OPCO a validé la facture pro forma -> Envoi d'une notification à la Trésorerie Nationale pour Ordre de virement -> Délai de 15jrs pour réception de l'argent sur le compte société
-L'OPCO n'a plus la main une fois cette action réalisée.
-*SOLDE* - Le virement a été déclenché par la Trésorerie Nationale et l'argent a été viré sur le compte société -> Il s'agit d'un virement groupé qui contient parfois plusieurs factures - intitulé contient OPCO EP - un détail peut être demandé
-***C/ SUIVRE L'EVOLUTION DE LA FACTURATION SUR LA PLATEFORME OPCO EP***
-Cliquez sur "MES FACTURES"
-* Définition des statuts
-*ENREGISTREE* - Facture prise en charge par l'OPCO
-*PAYEE* - Facture réglée sur le compte de la filiale concernée
-***IV/ SAISIE DES FORMATIONS SUR LA PLATEFORME OPCO AKTO***
-***A/ Connexion à la plateforme OPCO AKTO***
-Connectez-vous à la plateforme : https://sso-primaire.opcalia.com/?Message=ChangePasswordSuccess
-Pour obtenir l’identifiant et le mot de passe, assignez un ticket au service RH
-- Cliquez sur MON OPCABOX, puis choisir la société concernée puis cliquez sur UTILISER CE PERIMETRE
-- Cliquez sur MON COMPTE
-- Cliquez sur Nouvelle Demande + Action de Formation
--a- Onglet "Formation"
-Renseigner les éléments demandés par la plateforme - Ne remplir que les éléments marqués d'une astérix
-Dans "Rechercher un organisme de formation" tapez le numéro suivant : 97970149797  puis cliquez sur SUPIMO pour que les cases se remplissent automatiquement.
-Dans "Paiement direct par OPCALIA à l’organisme" sélectionnez "non"
-Dans "Cette formation comporte des modules complémentaires" sélectionnez "non"
-Compléter les coûts pédagogiques - Calcul : nb participants x nb h x 40€/h
-Cliquez sur "Valider l'étape"
--b- Onglet "Stagiaires"
-Compléter les informations relatives aux salariés - Remplissez le formulaire pour chaque stagiaire
-Cliquez sur "Enregistrer" puis "Valider l'étape" une fois que tous les stagiaires ont été enregistrés
--c- Onglet "Envoi"
-Cochez la case  lié à l'attestation sur l'honneur puis cliquez sur "Envoyer"
--d- Onglet "Pièces jointes"
-Joindre les documents suivants:
-* Fiche pédagogique
-* Convention + Planning
-* Facture acquittée
-* Certificat de présence
-Une fois les pièces intégrées, attendre les instructions de l'OPCO AKTO
-***B/ SUIVRE L'EVOLUTION DU DOSSIER SUR LA PLATEFORME OPCO AKTO***
-Cliquez sur "Dossiers AF" -> Dossiers en cours