Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:diagnostic:60-03-10-representation-a.g [2019/02/19 09:45] – [2 La Préparation] colette
+++ process:diagnostic:60-03-10-representation-a.g [2020/02/03 11:06] (Version actuelle) – supprimée cmariejoseph
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-===== 60 03 10 - Représentation A.G.=====
-Ce process fait partie des [[process:diagnostic:diagnostics-expertise-travaux-et-autres|process diagnostics]]
-Volume [[process:diagnostic:60-03-activites|]]
-===== I Objet de la procédure =====
-Est concerné par cette procédure : Expertim , qui doit analyser et répondre à une demande de représentation en AG émanant du service gestion.
-===== II Process =====
-==== 1 La demande ====
-===Le syndic créé un ticket pour toutes ses ag ===
-Dans le projet [[http://redmine.groupimo.fr/projects/representation-a-g|EXPERTIM "représentation AG"]] avec en sujet le nom de l'immeuble et la date de l'A.G.. Puis il l'assigne à EXPERTIM.
-Dans ce ticket Madinina syndic doit fournir :
-- ordre du jour
-- feuille de présence
-- convocation
-===La gestion créé un ticket dans le cas d'une convocation d'un syndic externe===
-Elle doit vérifier que le ticket n'existe pas encore pour cette assemblée générale. S'il n'existe pas de ticket, créer un ticket dans le projet [[http://redmine.groupimo.fr/projects/representation-a-g|EXPERTIM "représentation AG"]] avec en sujet le nom de l'immeuble et la date de l'A.G.. Puis il l'assigne à EXPERTIM.
-Dans ce ticket doivent être mis les document suivants :
-- ordre du jour,
-- convocation
-====2 La Préparation====
-Expertim contrôle et assigne au préposé pour confirmation de présence.
--Le préposé édite sur le logiciel [[services-generaux:login|login]] les propriétaires de l'immeuble devant être représentés.
--Le préposé communique avec les propriétaires par [[base_documentaire:gestion:courrier-de-representation-a-l-assemblee-generale|email]], ou sms ou appel UNIQUEMENT pour les locaux, afin de confirmer le cout, la mission de représentation et le rapport qui lui sera envoyé. Le gestionnaire doit être mis en copie de cette communication pour information (copie mail ou info spécifique sur le ticket). Sans confirmation ou contre indication le propriétaire sera représenté.
-====3 La représentation :====
-Deux possibilités
--soit nous avons 3 pouvoirs/mandats ou moins (ou moins de 5% des voix) une seule personne peut les représenter ;
--soit nous avons + de 3 mandataires (ou plus de 5% des voix) : il faut plusieurs personnes (1 par 3 mandats/pouvoirs).
-Suivant le contexte et l'intérêt (voir avec le syndic madinina syndic) une seule personne peut représenter (solution non légale) l'ensemble des propriétaires.
-Il faut ensuite représenter le propriétaire au mieux de ses intérêts.
-Pour les syndics qui ne nous envoient pas les convocations, les procès verbaux, les comptes, il faut intervenir lors de l'assemblée en qualité de représentant de copropriétaire bailleur.
-Il faut en effet demander a recevoir copie des convocations d'assemblées générales, les procès verbaux, et de tous les comptes. Ceci pour suivre au mieux la relation avec les locataires en place et faciliter la vie en collectivité des habitants de l'immeuble.
-Ceci doit être acté sur le procès verbal, ainsi que la réponse éventuelle du syndic.
-====4 Le Retour d'ag, la Rédaction du rapport ====
-Un rapport normalisé est rendu et mis sur le ticket. Il comprend des photos (au moins la photo du préposé ayant réalisé la mission, ses coordonnées (email, téléphone,...), le compte rendu de l'assemblée, le résultat des votes, ...
-====5 La Facturation et la Diffusion du rapport ====
-Expertim établit la facture suivant confirmation du préposé du nombre de propriétaires qui ont été réellement représentés. Le rapport est envoyé par la préposé aux propriétaires représentés, rangé dans la GED (ou dni ?), , et la facture mise sur le ticket. Ensuite le ticket est assigné a la compta mandant.
-====6 Le Paiement ====
-La comptabilité mandant confirme le paiement sur le ticket qui doit ensuite être fermé.
-{{tag>diagnostics}}